BTW-teruggave aan klanten van buiten de EU wordt digitaal

De BTW-teruggave voor toeristen van buiten de EU is vanaf 1 januari 2026 volledig gedigitaliseerd. Dit betekent een fundamentele verandering in hoe je als retailer omgaat met tax-free shopping. De oude werkwijze met papieren facturen en stempels bij de douane is volledig weggevallen en vervangen door een digitaal systeem.

Als je BTW-teruggave aanbiedt, moet je alle aankopen digitaal registreren via een intermediair of via het platform Mijn Douane van de Belastingdienst. Je hebt hiervoor eHerkenning of DigiD nodig. Je kassasysteem moet worden aangepast zodat je facturen direct digitaal kunt registreren op naam van de klant. De klant gebruikt vervolgens de app 'NL Customs VAT' om de BTW-teruggave aan te vragen, waarbij GPS- en Bluetooth-validatie verplicht is bij het verlaten van Nederland.

De impact op je bedrijfsvoering is aanzienlijk. Je moet niet alleen je systemen aanpassen, maar ook je personeel trainen in de nieuwe procedures. Klanten moeten worden geïnformeerd over de nieuwe werkwijze en mogelijk geholpen bij het gebruik van de app. Het risico bij non-compliance is hoog: zonder correcte digitale registratie kun je geen BTW-teruggave meer aanbieden, wat je concurrentiepositie ten opzichte van toeristen ernstig kan schaden.

De overgangsperiode is beperkt. Tot 31 maart 2026 kun je nog papieren facturen laten goedkeuren, maar alleen voor aankopen die uiterlijk 31 december 2025 zijn gedaan. Dit betekent dat je snel moet handelen om je processen om te zetten. Naast de technische aanpassingen moet je ook overwegen of BTW-teruggave nog rendabel is voor je bedrijf, gezien de investeringen in nieuwe systemen en processen.